Teoría
General de Sistemas (TGS)
Dentro del estudio de la
administración, se hace referencia a la teoría general de los sistemas; entendidos
gramaticalmente como “conjunto de cosas que
relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.[1]”
El creador de
esta teoría fue, Kenneth Boulding, un economista nacido en Reino Unido,
quien en 1954 escribió un artículo “la teoría general de sistemas y la
estructura científica”. Este artículo se considera importante porque
revolucionó el pensamiento científico y planteó la siguiente clasificación para
los sistemas:
·
Nivel
uno. Estructura Estática (nivel de los marcos): La
descripción exacta de estos marcos es el principio del conocimiento teórico
organizado en casi cualquier campo.
·
Nivel dos Mecánico o de relojería: La mayor parte de la estructura
teórica de la física, la química, e incluso de la economía entra en esta
categoría.
·
Nivel tres Cibernético o de equilibrio: La posición de equilibrio no
es sólo determinada por las ecuaciones del sistema, sino que el sistema se
moverá hacia el mantenimiento de cualquier equilibrio dado, dentro de los
límites. Si esta diferencia no es cero, el sistema se mueve con el fin de
disminuirla.
·
Nivel
cuatro. Estructura de autoreproducción o de célula: Sistemas abiertos o estructuras auto-mantenimiento. Este es el
nivel en el que la vida empieza a diferenciarse de la no vida.
·
Nivel cinco. Genético asociativo o nivel de las plantas: Las
características más destacadas de estos sistemas están en primer lugar,
división del trabajo con partes diferenciadas y mutuamente dependientes, y en
segundo lugar, una diferenciación clara entre el genotipo[2] y el fenotipo[3].
·
Nivel seis. Mundo animal: Caracterizado por una mayor movilidad,
comportamiento teleológico y conciencia de sí mismo, desarrollo de los
receptores de la información especializada que conduce a un incremento en el
consumo de información.
·
Nivel siete. Humanos: El hombre posee sistemas de auto-conciencia, que
es algo distinto de la mera conciencia.
·
Nivel ocho. Organizaciones sociales: La unidad de estos sistemas no
es la persona, pero el papel que parte de la persona se ocupa de la
organización o la situación en cuestión. Se podría definir como un conjunto de
funciones ligadas con los canales de comunicación.
·
Nivel nueve. Sistemas trascendentes: Los últimos y absolutos, incógnitas
ineludibles, que también muestran una estructura sistemática y de relación.
Los conceptos de los sistemas han
servido mucho para desarrollar la ciencia de la informática, o cibernética[4].
Clasificación
de los sistemas
Los sistemas por sus características se clasifican por:
·
Grado
de interacción: abiertos y cerrados
·
Composición
material y objetiva: abstractos y concretos
·
Capacidad
de respuesta: pasivos, activos y
reactivos.
·
Movilidad
interna: estáticos, dinámicos,
homeostáticos y probabilísticos.
·
Predeterminación
de su funcionamiento: determinísticos y
dependientes.
·
Grado
de dependencia: independientes e
interdependientes.
·
Por el
nivel de influjos: abiertos o cerrados.
Elementos de los sistemas
Los sistemas tiene al menos cuatro elementos básicos; Insumos
o influjos (abastecen al sistema para que cumpla su misión), Proceso
(transformación de los insumos con ciertos métodos propios), Productos
(Es el resultado del proceso y a la vez un insumo de otros sistemas), Retroalimentación
(recibir la evaluación o aceptación de los productos).
La ISO 9000-2000 define proceso
como un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman insumos en
productos; producto es el resultado de un proceso.
Conceptos
clave de sistemas y dirección de empresas.
·
Unidades
de entrada; son los insumos de un
sistema que lo nutren de información.
·
Servicios; son bienes inmateriales que genera el sistema, según la TGS los
servicios también son productos, los empleos, ganancias, y el prestigio se
pueden considerar servicios. La ISO 9000-2000 define al servicio como sinónimo
de producto porque es el resultado de un proceso.
·
Unidad
de salida; Los resultados de los
procesos se plasman en reportes o estados financieros, saldos de clientes,
proveedores y deudores, es la información con que trabaja la dirección de la
empresa.
·
Unidad
de dirección; su función principal es
conducir la empresa o sistema, con un
programa de acción preestablecida. generado por la alta dirección y permite
tomar decisiones ante situaciones cambiantes.
·
Automatización
de los sistemas y empresas; la unidad de dirección
se puede automatizar, detecta anormalidades y envía información a la dirección.
·
Unidad
de control; su finalidad es mantener
las variables del proceso del sistema dentro de los términos deseados.
·
Subunidad
de alarma; elemento de la unidad de
control cuya finalidad es informar que algo salió de la normalidad.
·
Unidad
de memoria y sistema de información; su finalidad es dejar registros.
Modelo de Katz y Kahn
Estos autores visualizan a la
empresa como un sistema abierto con:
·
Insumos
·
Resultados
o productos
·
Funcionamiento
de la organización como proceso.
Kahn y
Katz establecen 9 elementos:
1.
Importación de energia
2.
Procesamiento
3.
Productos o servicios que genera el sistema
4.
Funcionamiento cíclico
5.
Entropía negativa
6.
La información, retroalimentación y el proceso de codificación son
fundamentales ara que funcione un sistema abierto.
7.
Estado estable y homeostasis dinámica
8.
Diferenciación
9.
Equifinalidad
Modelo
de Kast y Rosenzweig
Según estos autores las
organizaciones son subsistemas integrados por:
·
Subsistemas
de metas y valores; comprende los fines que persigue la organización.
·
Subsistemas
técnicos; conjunto de conocimientos requeridos para una tarea.
·
Subsistemas
estructural; la forma en que se dividen y coordina las tareas. son modelos de
autoridad.
·
Subsistema
psicosocial; conjunto de conductas individuales, motivación relaciones y dinámica
de grupo y funciones entre los integrantes.
·
Subsistema
administrativo; es el medio que une a los demás subsistemas.
TGS
y el proceso administrativo.
Cabe
recordar que el proceso adminsitrativo consta de Planeación, organización, ejecución
y control.
